دکتر شعله شاه‌غیبی، رئیس دانشگاه علوم پزشکی کردستان، در سلسله «دستورات ویژه هفتگی» خود در جلسه هیئت‌رئیسه دانشگاه، بر تقویت مدیریت برنامه‌محور، پایش مستمر برنامه‌های عملیاتی توسط مسئولان هر حوزه و نظام‌مند شدن فرآیند ثبت، اجرا و پیگیری مصوبات تأکید کرد و خواستار آن شد که تصمیمات مدیریتی در همه سطوح دانشگاه، با مسئول مشخص، زمان‌بندی روشن و خروجی قابل ارزیابی دنبال شوند.

به گزارش روابط عمومی دانشگاه علوم پزشکی کردستان، در جلسه هیئت‌رئیسه دانشگاه، دکتر شعله شاه‌غیبی، در ادامه رویکرد خود در طرح و پیگیری «دستورات ویژه هفتگی»، بر مجموعه‌ای از الزامات مدیریتی برای ارتقای هماهنگی، انسجام و اثربخشی فعالیت‌ها در سطوح مختلف دانشگاه تأکید کرد.

برنامه عملیاتی؛ نقشه حرکت دانشگاه در مسیر اهداف

رئیس دانشگاه علوم پزشکی کردستان با اشاره به جایگاه برنامه‌ریزی و سیاست‌گذاری در پیشبرد اهداف دانشگاه و نظام سلامت اظهار کرد: برنامه عملیاتی نباید صرفاً یک فرآیند اداری یا مجموعه‌ای از شاخص‌ها تلقی شود، بلکه باید به‌عنوان نقشه حرکت دانشگاه برای تبدیل اهداف و سیاست‌ها به اقدام و نتیجه مورد توجه همه مدیران و مسئولان قرار گیرد.

دکتر شاه‌غیبی تأکید کرد: هر واحد باید به‌صورت دقیق نسبت خود را با برنامه عملیاتی دانشگاه بداند و اهداف، اقدامات، شاخص‌ها، مسئول اجرا و زمان‌بندی تحقق برنامه‌ها برای مدیران و کارشناسان مربوطه روشن باشد.

وی پایش مستمر برنامه‌های عملیاتی واحدهای تابعه را یک ضرورت مدیریتی دانست و گفت: معاونان، مدیران و مسئولان هر حوزه باید شخصاً وضعیت برنامه‌های مرتبط با حوزه مسئولیت خود را رصد و پیگیری کنند و میزان تحقق برنامه‌ها نباید صرفاً در زمان ارزیابی‌ها مورد توجه قرار گیرد.

رئیس دانشگاه افزود: مدیران باید با پایش منظم، فاصله میان برنامه و عملکرد را در همان مراحل ابتدایی شناسایی کنند و با اتخاذ تدابیر اصلاحی، زمینه تحقق حداکثری برنامه‌ها را فراهم آورند.

وی خاطرنشان کرد: مدیریت برنامه‌محور یعنی پیش از آنکه یک شاخص به نقطه ارزیابی برسد، مدیر از وضعیت آن اطلاع داشته باشد و برای بهبود آن اقدام کرده باشد.

صورت‌جلسه؛ سند اجرایی تصمیمات مدیریتی

دکتر شاه‌غیبی در بخش دیگری از دستورات ویژه هفتگی خود، بر تنظیم دقیق، اصولی و علمی صورت‌جلسات تأکید کرد و گفت: صورت‌جلسه نباید صرفاً ثبت مباحث یک جلسه باشد، بلکه باید به یک سند روشن برای اجرای تصمیمات تبدیل شود.

وی تصریح کرد: صورت‌جلسات باید بلافاصله پس از برگزاری جلسات تنظیم و در آن، موضوع یا عنوان مصوبه، اقدام مورد انتظار، مسئول یا مجریان اصلی و زمان‌بندی اجرای آن به‌صورت شفاف مشخص شود.

رئیس دانشگاه علوم پزشکی کردستان افزود: هر مصوبه باید صاحب، زمان و خروجی مشخص داشته باشد. وقتی مسئول اجرا و مهلت انجام کار مشخص باشد، امکان پیگیری، ارزیابی و پاسخ‌گویی نیز فراهم خواهد شد.

وی همچنین بر اهمیت تعیین زمان پیگیری مصوبات تأکید کرد و گفت: در مواردی که یک موضوع نیازمند پیگیری مرحله‌ای است، باید از همان ابتدا زمان بررسی مجدد مشخص شود و حتی در صورت ضرورت، تاریخ جلسه بعدی برای ارائه گزارش پیشرفت و تعیین تکلیف موضوع تعیین شود.

از تصمیم تا نتیجه؛ حلقه مفقوده‌ای نباید باقی بماند

رئیس دانشگاه علوم پزشکی کردستان با تأکید بر اینکه تصمیم‌گیری پایان کار نیست، بلکه آغاز فرآیند اجراست، اظهار کرد: ارزش واقعی جلسات مدیریتی زمانی مشخص می‌شود که تصمیمات اتخاذشده به اقدام و اقدامات انجام‌شده به نتیجه منجر شوند.

دکتر شاه‌غیبی گفت: لازم است در همه سطوح مدیریتی دانشگاه، چرخه «برنامه‌ریزی، تصمیم‌گیری، اجرا، پایش، ارزیابی و اصلاح» به‌صورت مستمر دنبال شود و هیچ برنامه یا مصوبه‌ای بدون تعیین تکلیف و پیگیری تا حصول نتیجه باقی نماند.

وی تأکید کرد: این رویکرد مختص یک حوزه یا سطح خاص نیست و باید در تمام سطوح مدیریتی و اجرایی دانشگاه، از معاونت‌ها و مدیریت‌های ستادی تا واحدهای تابعه و مراکز ارائه‌دهنده خدمات سلامت مورد توجه قرار گیرد.

رئیس دانشگاه علوم پزشکی کردستان تصریح نمود: دانشگاه برای تحقق اهداف خود نیازمند مدیریت دقیق، برنامه‌محور، مسئولانه و نتیجه‌گرا است و هر یک از مدیران و همکاران، متناسب با جایگاه و مسئولیت خود، در این مسیر نقش دارند.